Combien de temps conserver un CV candidat ?
La CNIL recommande de conserver le CV d'un candidat non retenu 2 ans maximum après le dernier contact, sauf consentement explicite pour un vivier.
Combien de temps conserver le CV d'un candidat non retenu ?
La CNIL est claire sur ce point : le CV et la lettre de motivation d'un candidat non retenu peuvent être conservés, mais à la condition que la durée de conservation n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact avec ce candidat.
La CNIL l'écrit noir sur blanc dans sa fiche pratique dédiée au recrutement : conserver un CV pour alimenter un « vivier de candidats » est possible « sous réserve que la durée de conservation n'excède en principe pas deux ans ». Au-delà, le dossier doit être supprimé, sauf accord exprès du candidat.
Ce délai de 2 ans couvre l'ensemble du dossier de candidature : le CV lui-même, la lettre de motivation, les comptes-rendus d'entretien et les résultats d'éventuels tests ou évaluations. Aucun de ces documents ne doit dépasser ce plafond sans base légale supplémentaire.
Le point de départ du délai est souvent mal compris :
- -- ce n'est pas la date de réception de la candidature
- -- c'est la date du dernier contact avec le candidat (e-mail de refus, dernier échange, dernière relance)
- -- exemple concret : un refus envoyé le 15 juin 2026 fixe la purge obligatoire au 15 juin 2028, au plus tard
CV candidat retenu ou non retenu : deux régimes de conservation distincts
Le statut du candidat change tout. Une fois qu'il est embauché, son CV et son dossier de candidature quittent le régime « recrutement » pour intégrer le dossier du personnel du salarié, régi par des durées de conservation propres au droit du travail (bulletins de paie, contrat, avenants) et non plus par la seule règle CNIL des 2 ans.
Pour un candidat non retenu, en revanche, aucune autre base légale ne justifie une conservation prolongée sans action de votre part. Voici le récapitulatif des situations les plus fréquentes en cabinet de recrutement ou en service RH :
| Situation | Durée recommandée | Condition |
|---|---|---|
| Candidat non retenu, sans démarche complémentaire | 2 ans après le dernier contact | Intérêt légitime du recruteur, purge automatique passé ce délai |
| Vivier de candidats / CVthèque | 2 ans, renouvelable | Information préalable + consentement explicite du candidat sur cette finalité |
| Candidat retenu et embauché | Durée du contrat + délais légaux du dossier salarié | Exécution du contrat de travail, obligations du droit du travail |
| Tests et évaluations psychométriques | 2 ans, alignée sur le CV | Finalité strictement liée au recrutement en cours |
Constituer un vivier de candidats : consentement et base légale
Beaucoup de recruteurs souhaitent garder sous le coude un profil intéressant pour un poste futur. C'est légal, mais ce n'est pas automatique : la CNIL exige que le candidat soit informé de cette finalité précise et qu'il ait donné un consentement explicite, distinct de sa simple candidature initiale.
En pratique, cela suppose une case à cocher non pré-cochée du type « J'accepte que mon profil soit conservé dans le vivier de candidats de l'entreprise pendant 2 ans », ou un e-mail dédié envoyé après le refus. Le simple fait d'avoir postulé ne vaut jamais accord pour un usage ultérieur.
La CNIL va plus loin : elle considère qu'un vivier constitué à partir d'une fausse offre d'emploi, publiée dans le seul but de collecter des CV sans poste réel à pourvoir, n'est pas une pratique légitime. La finalité doit toujours être réelle et proportionnée.
Cette question se pose avec une acuité particulière quand le tri des candidatures est automatisé. Notre article sur le RGPD appliqué au tri de CV détaille les obligations spécifiques quand un outil de tri de CV par IA traite les données de votre vivier.
Pour présenter au même endroit l'usage de l'outil, la finalité du vivier et sa durée, adaptez notre modèle pour informer les candidats sur l'usage de l'IA.
Passez de la méthode au déploiement
Profilya vous accompagne pour cadrer le cas d'usage, sécuriser les données et déployer une automatisation adaptée à vos outils et à vos équipes.
Guide complet sur l'IA dans les RHComment purger vos CV et candidatures conformément au RGPD
L'article 5.1(e) du RGPD pose le principe de « limitation de la conservation » : les données ne doivent pas être gardées « sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée excédant celle nécessaire au regard des finalités » du traitement. Pour le recrutement, cette finalité s'éteint 2 ans après le dernier contact.
Concrètement, voici la méthode que nous recommandons aux services RH et cabinets de recrutement :
- Horodater chaque candidature : chaque dossier doit porter une date de dernier contact exploitable, pas seulement une date de dépôt.
- Automatiser la purge : configurez votre ATS ou votre base de CV pour supprimer ou anonymiser automatiquement les dossiers arrivant à échéance, sans dépendre d'une action manuelle.
- Distinguer purge et anonymisation : pour un usage statistique (suivi du volume de candidatures, reporting RH), anonymiser plutôt que supprimer reste conforme, à condition que la personne ne soit plus identifiable, y compris indirectement.
- Tracer le consentement vivier : conservez la preuve de l'accord donné pour les profils gardés au-delà de 2 ans (date, formulation exacte, canal utilisé).
- Auditer régulièrement : un contrôle trimestriel de votre base de CV permet de détecter les dossiers en dépassement avant qu'ils ne deviennent un risque en cas de contrôle.
Cette logique de purge rejoint celle de l'anonymisation déjà pratiquée par les ESN sur leurs dossiers de compétences : supprimer ce qui identifie la personne, sans détruire la valeur statistique du dossier.
Quels droits pour les candidats sur leurs données de candidature ?
Le RGPD accorde au candidat des droits qui s'exercent indépendamment du délai de 2 ans. Un candidat peut agir bien avant l'échéance légale, et l'employeur doit être en mesure de répondre rapidement.
- -- Droit d'accès : le candidat peut demander une copie des données détenues sur lui, y compris les notes d'entretien.
- -- Droit de rectification : il peut corriger une information erronée dans son dossier.
- -- Droit d'opposition : il peut s'opposer à la conservation de son CV dans un vivier, même s'il avait initialement consenti.
- -- Droit à l'effacement : il peut demander la suppression immédiate de son dossier, sans attendre les 2 ans.
« Un recruteur qui ne sait pas répondre en quelques jours à une demande de suppression n'est tout simplement pas prêt pour un contrôle CNIL », résume l'équipe Profilya. « La bonne nouvelle, c'est que la même automatisation qui accélère le tri des CV peut aussi automatiser leur purge. »
Que risque une entreprise qui ne respecte pas ces durées de conservation ?
Le non-respect des durées de conservation expose à une mise en demeure, puis, en cas de manquement persistant, à une sanction au titre de l'article 83.5 du RGPD, qui prévoit une amende « pouvant s'élever jusqu'à 20 000 000 euros ou, dans le cas d'une entreprise, jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial ».
Ce n'est pas un risque théorique : selon le bilan des sanctions CNIL 2025, publié le 9 février 2026, la CNIL a prononcé 83 sanctions pour un montant total de 486 839 500 euros sur l'année, dont plusieurs dossiers touchant directement les données RH et la vidéosurveillance des salariés. Le référentiel CNIL des durées de conservation en gestion des ressources humaines fait explicitement des CV et candidatures un point de contrôle.
Au-delà de la sanction financière, une base de CV mal purgée abîme la confiance des candidats et complique tout audit RGPD interne. Avant de vous lancer dans un projet de tri ou d'automatisation du recrutement, vérifiez que votre politique de conservation tient la route : notre checklist de conformité IA RH reprend point par point les obligations à couvrir, durées de conservation incluses.
Questions fréquentes
Combien de temps peut-on conserver le CV d'un candidat non retenu ?
La CNIL recommande de ne pas dépasser 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat. Passé ce délai, sans accord explicite pour un vivier de candidats, le CV, la lettre de motivation et les notes d'entretien doivent être supprimés ou irréversiblement anonymisés.
Le délai de 2 ans court à partir de quelle date exactement ?
Il court à partir du dernier contact effectif avec le candidat : réponse de refus, dernier échange d'e-mail, dernière connexion à un espace candidat ou dernière relance du recruteur. Ce n'est donc pas nécessairement la date de dépôt de la candidature.
Peut-on garder un CV plus de 2 ans avec l'accord du candidat ?
Oui, à condition d'avoir informé le candidat de cette finalité précise (constitution d'un vivier de talents) et d'avoir recueilli son consentement explicite, par exemple via une case à cocher non pré-cochée sur le formulaire de candidature. Sans cet accord documenté, la conservation au-delà de 2 ans est irrégulière.
Quelle différence entre la conservation d'un candidat retenu et non retenu ?
Le CV d'un candidat non retenu suit la règle des 2 ans du dernier contact. Celui d'un candidat embauché change de statut juridique : il intègre le dossier du personnel du salarié, régi par les durées de conservation propres au droit du travail et non plus par la seule règle CNIL du recrutement.
Un candidat peut-il demander la suppression de son CV avant les 2 ans ?
Oui. Le RGPD lui accorde un droit d'opposition et un droit à l'effacement sur ses données de candidature à tout moment, y compris pendant le processus de recrutement. L'employeur doit alors supprimer le CV sauf motif légitime impérieux de le conserver.
Que risque une entreprise qui conserve des CV au-delà des durées recommandées ?
Elle s'expose à une mise en demeure puis, en cas de manquement persistant, à une sanction de la CNIL pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial au titre de l'article 83.5 du RGPD. La CNIL a annoncé le contrôle des durées de conservation des CV comme axe de vigilance pour les cabinets de recrutement.
Faut-il informer le candidat de la durée de conservation de son CV ?
Oui, c'est une obligation de transparence du RGPD. Cette information doit figurer dans la politique de confidentialité du site carrière ou dans l'accusé de réception de candidature, et préciser la durée, la finalité et les droits du candidat.
Un outil de tri de CV par IA ou un ATS change-t-il ces règles de conservation ?
Non, les durées recommandées par la CNIL s'appliquent quel que soit l'outil utilisé pour traiter les candidatures. Un ATS ou un outil de tri de CV par IA doit au contraire faciliter la purge automatique des dossiers expirés, pas la retarder.
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