ROI assistant RH : calcul, formule et exemple 2026

ROI assistant RH : les trois formules à retenir

Le ROI d’un assistant RH ne se résume pas au nombre de conversations traitées. Il compare un bénéfice vérifiable au coût complet nécessaire pour l’obtenir, sur une période définie. Pour une première décision, retenez trois résultats distincts : la capacité humaine récupérée, le ROI financier et le délai de récupération de l’investissement.

Ces formules servent à décider, pas à habiller une promesse commerciale. Elles imposent notamment de distinguer une demande ouverte, une réponse envoyée et une demande réellement résolue. Une étude de terrain publiée par Brynjolfsson, Li et Raymond a bien observé un gain moyen de productivité de 15 % auprès de 5 172 agents de support équipés d’un assistant génératif. Mais l’effet variait fortement selon l’expérience des agents et concernait un contexte précis de support client : il ne constitue donc pas un taux de gain prêt à appliquer aux RH. Consultez l’étude originale publiée dans le Quarterly Journal of Economics, puis utilisez vos propres données de pilote.

Pour une première estimation rapide, le calculateur gratuit de ROI de l’automatisation RH convertit volume, temps unitaire et coût horaire en capacité et valeur. Le modèle détaillé ci-dessous ajoute les variables propres à un assistant interne : éligibilité, adoption, résolution, supervision et coût total.

Mesurer le coût actuel avant de chiffrer le gain de l’IA

Un ROI crédible commence par une ligne de base observée pendant quatre à huit semaines. Exportez les demandes depuis l’adresse RH, l’outil de ticketing, Teams, Slack ou le SIRH. Dédupliquez les relances, puis classez les demandes par catégorie : congés, paie, avantages, onboarding, formation, documents, procédures et cas individuels. Une moyenne globale masque souvent des écarts considérables entre une recherche de lien et une question de paie complexe.

Le coût actuel mensuel d’une catégorie est : volume × minutes humaines par demande ÷ 60 × coût horaire chargé. Additionnez les catégories au lieu d’utiliser un temps moyen unique. Pour estimer le coût employeur d’un poste en France, partez de vos données de paie ou du simulateur officiel de rémunération de l’Urssaf, puis documentez les hypothèses retenues.

Enfin, séparez le coût économique de capacité de l’économie de trésorerie. Récupérer 80 heures ne réduit pas automatiquement la masse salariale. La valeur est néanmoins réelle si ces heures absorbent une hausse prévisible des demandes, évitent une prestation externe ou sont réaffectées à l’accompagnement des managers, au recrutement ou à la prévention. Indiquez explicitement lequel de ces mécanismes transforme la capacité en bénéfice.

Du volume de demandes aux heures réellement évitées

Cinq filtres séparent le volume brut du gain réel. L’éligibilité exclut les demandes sensibles, ambiguës ou absentes des sources. L’adoption mesure la part du volume éligible qui passe effectivement par l’assistant. La résolution autonome exige une réponse correcte et suffisante, sans relance ni reprise par un RH. Le temps évité est le temps humain qui aurait été consacré à cette demande. Enfin, la supervision retire le temps de contrôle, de maintenance documentaire et d’analyse des échecs.

Mesurez le taux de résolution à partir d’un échantillon annoté par les RH et des signaux de production : absence de relance sur une fenêtre définie, absence d’escalade, réponse appuyée par une source valide et confirmation éventuelle de l’utilisateur. Le taux de réponses envoyées, le taux de clic ou la satisfaction seuls ne suffisent pas. Une réponse agréable mais incorrecte ne crée aucune valeur durable.

Pour chaque catégorie, calculez ensuite : heures brutes évitées = demandes résolues × minutes humaines réellement évitées ÷ 60. Soustrayez les heures de supervision, les corrections et le maintien de la base documentaire. Si l’assistant accélère aussi les demandes escaladées — en joignant la bonne procédure, le contexte et la catégorie — mesurez ce gain séparément, sur chronométrage, sans le confondre avec la résolution autonome.

Le taux de résolution doit être lu avec le taux d’escalade et la qualité. Le cadre AI RMF du NIST recommande de tester les systèmes avant déploiement, de mesurer leurs performances dans des conditions proches de l’usage et de poursuivre la surveillance en production. C’est précisément la logique d’un ROI défendable : hypothèses avant le pilote, mesures pendant le pilote, puis décision documentée.

Calculer le coût total de possession de l’assistant RH

Le dénominateur du ROI n’est ni le prix du modèle de langage ni le seul abonnement logiciel. Il s’agit du coût total de possession, ou TCO, sur le même horizon que les bénéfices. Pour l’année 1 : TCO = coûts initiaux + 12 × coûts récurrents mensuels + coûts variables + temps interne valorisé.

La base de connaissances n’est pas gratuite parce qu’elle existe déjà. Des documents contradictoires, obsolètes ou trop permissifs créent du nettoyage, des tests et une dette de maintenance. Notre guide explique comment préparer une base de connaissances pour un assistant RH avant de chiffrer le connecteur et l’indexation.

Ajoutez également les coûts de conformité et de maîtrise du risque. La CNIL précise qu’un déployeur qui connecte un système à sa base RAG est responsable du traitement lorsque celle-ci contient des données personnelles ; elle recommande d’associer le DPO et, selon le cas, de réaliser une AIPD. Ces travaux ne sont pas un “coût caché” à ignorer : ils font partie du projet utile.

Exemple hypothétique de ROI sur 24 mois

L’exemple suivant est entièrement hypothétique. Il ne décrit ni un client Profilya ni une moyenne de marché. Une entreprise reçoit 2 000 demandes RH par mois. Son analyse estime que 70 % sont éligibles à l’assistant ; 75 % de ce volume passe effectivement par lui ; le scénario central retient 60 % de résolution autonome. Une demande résolue évite huit minutes de travail humain. La supervision et la maintenance documentaire consomment dix heures par mois. Le coût horaire chargé retenu est de 42 €.

Supposons ensuite 24 000 € de projet initial, 5 000 € de temps interne de lancement et 1 250 € de coûts récurrents mensuels. Le TCO de l’année 1 vaut 24 000 + 5 000 + (1 250 × 12) = 44 000 €. Le ROI de la première année est donc (37 296 − 44 000) ÷ 44 000 = −15,2 %. Un ROI négatif la première année n’implique pas que le projet soit mauvais : l’investissement initial n’a simplement pas encore été récupéré.

Le bénéfice mensuel net après exploitation vaut 3 108 € de capacité valorisée moins 1 250 € de coûts récurrents, soit 1 858 €. Le délai de retour simple est donc 29 000 € de coûts initiaux ÷ 1 858 € = 15,6 mois après la mise en service. Sur 24 mois, les bénéfices atteignent 74 592 € et le TCO 59 000 € ; le ROI cumulé est (74 592 − 59 000) ÷ 59 000 = 26,4 %.

Cette sensibilité révèle la variable décisive : le taux de résolution vérifié. Elle permet aussi de fixer une règle de décision avant le pilote. Dans cet exemple, si l’entreprise exige un retour inférieur à 18 mois, le scénario central passe le seuil, tandis que le scénario prudent impose de réduire le coût, d’améliorer la documentation ou de revoir le périmètre.

Valider le ROI sans sacrifier qualité, sécurité ni adoption

Un projet ne doit jamais améliorer son ROI en forçant l’automatisation de demandes qui devraient être escaladées. Construisez un tableau de bord à deux colonnes : valeur et garde-fous. Côté valeur : demandes résolues, heures nettes évitées, coût par résolution, délai et capacité réaffectée. Côté garde-fous : exactitude, citation d’une source en vigueur, correction humaine, escalade, incident de confidentialité, accès refusé et satisfaction.

Valorisez seulement les bénéfices observables. Une baisse des erreurs peut entrer dans le calcul si vous connaissez le coût moyen d’une correction et comparez le nombre d’erreurs avant/après. Une réduction du délai peut être valorisée si elle évite une dépense documentée. En revanche, ne transformez pas arbitrairement la satisfaction ou la confiance en euros. Présentez ces indicateurs à côté du ROI financier.

Prévoyez aussi un registre de risques. Pour les risques monétisables, une approximation utile est : coût attendu = probabilité estimée × impact financier. Pour les droits des salariés, la confidentialité, la discrimination ou les obligations réglementaires, un seuil de conformité doit rester bloquant même si le bénéfice attendu est supérieur. Le règlement européen sur l’IA classe certains usages liés à l’emploi et à la gestion des travailleurs parmi les systèmes à haut risque ; la qualification dépend de la finalité réelle, pas de l’étiquette “assistant”. La Commission européenne détaille les obligations des déployeurs et le calendrier d’application. Un assistant documentaire qui explique une procédure n’a pas le même profil de risque qu’un système qui influence une décision de carrière.

Vous disposez maintenant d’un modèle de calcul, mais la qualité du résultat dépend de vos volumes, de vos documents et de vos intégrations. Profilya peut cadrer la ligne de base, tester un corpus de questions réelles et construire un assistant RH IA connecté à vos sources, avec citations, permissions et escalade. Commencez par le calculateur de ROI RH, puis demandez un cadrage si le scénario central franchit vos seuils de valeur et de risque.